De inspanningen die gepaard gaan met het rekruteren en aanwerven van nieuwe medewerkers, staan niet in verhouding tot de geringe moeite die nodig is voor een goede ontvangst en onboarding. De beslissing van een nieuwe medewerker om al dan niet bij een nieuwe werkgever te blijven, wordt veelal genomen tijdens de eerste maand.
Echter, een professionele onboarding verhoogt de slaagkansen op een goede samenwerking aanzienlijk. Hierbij alvast een enkele tips vanuit onze praktijkervaring:
- De evidentie: een goede materiële voorbereiding
Een hartelijk welkom begint met een goed voorbereide ontvangst.
Geef de werknemer het gevoel dat hij/zij verwacht wordt door tijdig te voorzien in de materiële tussenkomsten. Zorg bijvoorbeeld dat de eigen werkplek klaar is en alle tools meteen voorhanden zijn (PC, smartphone, bedrijfswagen, ….) Een handig middel hierbij is het afvinken van een checklist.
- Interne communicatie
Voor bestaande werknemers is de samenwerking met de nieuwe werknemer van cruciaal belang en vice versa. Informeer het bestaande team tijdig, zodat vanaf de eerste werkdag bekend is wie van start zal gaan. Met de nodige communicatie over het curriculum van de nieuwe werknemer wordt een vlotte introductie geïnitieerd en worden weerstanden of zelfs informele roddels voorkomen!
Een goede introductie helpt het integratieproces: de collega’s kunnen de nieuwe werknemer snel op weg helpen.
- Organisatie van de overdracht
De ontvangst van een nieuwe werknemer begint met de voorbereiding van de overdracht. In het meest gunstig scenario kan de vertrekkende medewerker nog samenlopen. Indien dit niet het geval is, kan een ontvangstscenario uitgeschreven worden. Dit omvat o.a. een duidelijke beschrijving van de functieverantwoordelijkheden, een lijst met openstaande zaken, toegangsinformatie (codes, bestanden, …) en doorverwijzing naar contactpersonen die de overgang kunnen faciliteren.
- Informatie
Een bedrijf of een organisatie betreft sowieso een groep mensen die – bij voorkeur- goed samenwerkt. Deze samenwerking omvat tevens een aantal afspraken, regels en gewoonten. Informatie hieromtrent is voor een vlotte integratie van essentieel belang.
Bijvoorbeeld: hoe zit de verlofregeling in elkaar ? Zijn er formele overlegmomenten ? Welke afspraken zijn van toepassing bij ziekte of afwezigheden ? etc.
Idealiter bestaat hieromtrent informatie in een personeelsblad of een online tool.
- Een stappenplan als inwerkprogramma
Bij aanvang is het van belang duidelijk te maken welke de verwachtingen zijn. Hoe ziet de timing eruit en welke evoluties worden binnen een bepaalde termijn verwacht ? Een uitgewerkt stappenplan met een beschrijving van het takenpakket, de doelstellingen, de verantwoordelijkheden en de evoluties hierin, kan hierbij helpen.
- Een “peter- of meterschap” kan het DNA overbrengen
Een nieuwe werknemer kan het best ontvangen worden door een ervaren medewerker die als vertrouwenspersoon en aanspreekpunt fungeert. De introductie omvat niet enkel een rondleiding en een persoonlijke kennismaking, maar ook een bindend verhaal waarbij de nieuwe werknemer zich het DNA van de organisatie eigen maakt.
- De link met HR
Een organisatie waarin mensen belangrijk zijn, snapt de link met de HR. Een vlot contact tussen de nieuwe medewerker en een HR-verantwoordelijke faciliteert de integratie. In dit opzicht is het belangrijk om vanuit HR zowel in geregelde formele, maar ook informele opvolgmomenten te voorzien.
Mensen aanwerven staat gelijk aan investeren in menselijk kapitaal. Echter, 25 % van alle aanwervingen blijken verkeerde investeringen te zijn! Recent onderzoek heeft uitgewezen dat één op vier aanwervingen binnen het jaar faliekant afloopt. Nochtans zijn eenvoudige preventieve acties ook bij aanwervingen stukken goedkoper dan gelijk welke curatieve oplossing.
Met andere woorden, een consequente uitrol van een gedegen onthaalbeleid maakt best deel uit van elke investering in een nieuwe aanwerving!
Jos Verdonck
Staff Psychologist
